La Plume Media helpt bedrijven al bijna vijftien jaar met advies over interne communicatie, veranderprojecten en creatieve concepten. Daarbij hebben we veel ervaring opgedaan, waardoor we ook weten wat er fout kan gaan en hoe je dat voorkomt. In deze rubriek delen we een wijze les uit de praktijk. Deze maand: bewegwijzering die de weg niet wees.

Wat gebeurde er?

Terug in de tijd. Intertoys wilde haar medewerkers kennis laten maken met het nieuwste speelgoed, spellen en games. Daarom organiseerde La Plume Media in opdracht van Intertoys een speelgoedcongres waarbij medewerkers uit het hele land de nieuwe producten konden uitproberen. Ook was er een game-ruimte, werden er presentaties gegeven en kon er volop worden gespeeld. De locatie stond al enkele maanden vast, en het contact met de medewerkers aldaar verliep meer dan goed. Een week voor het congres bezocht een aantal La Plume-ers opnieuw de locatie. Hoewel er enige navigatie aanwezig was, verdwaalde menig La Plume-er in het doolhof van zalen, ruimtes en hallen. Daarop besloten we dat we de ruim duizend bezoekers wilden helpen, door grotere en opvallendere bewegwijzering in het gebouw te plaatsen, geheel in de huisstijl van Intertoys en overeenkomstig met de kleuren uit het programmaboekje.
Door de strakke deadline en de grote drukopdracht, namen we het zekere voor het onzekere door te kiezen voor een drukkerij die beloofde de bewegwijzering op tijd te kunnen leveren. Zij adviseerden ons 60 rechtopstaande borden van 1 bij 2 meter, in een standaard. Wij ontwierpen, zij zouden drukken en aanleveren op de congreslocatie. Tussentijds hielden wij contact met de locatie, om er zeker van te zijn dat het drukwerk op tijd aankwam. Telkens als een aantal van de borden werd geleverd, konden de medewerkers van de locatie deze afvinken op een lijst. Het leek een waterdicht plan…

Helaas, niets bleek minder waar. Toen we begonnen met de opbouw van het congres, kwamen we erachter dat de bewegwijzering die rechtop zou moeten staan, zo slap als een vaatdoek was! Toen we met de drukkerij belden, gaf deze niet thuis. Gelukkig wisten we ter plekke met hulp van een aantal handige Intertoys-medewerkers een constructie met latjes van de bouwmarkt te maken, waarmee de borden alsnog rechtop konden staan.

Wat is de wijze les?

De wijze les in deze is dat je er niet vanuit kunt gaan dat een geleverd product eruitziet zoals je in het gedachten hebt, ook als je denkt dat je dit goed hebt afgestemd. Door je proces goed in te richten, kun je op tijd fouten opmerken en verhelpen. Dus:

• Denk altijd één stap verder. In ons geval was het laten controleren van de aanwezigheid van de borden door de medewerkers van de congreslocatie niet voldoende. We hadden hen moeten vragen om een foto van een rechtopstaand bord. Dan hadden we direct gezien dat het bord niet bleef staan, en actie kunnen ondernemen. Tegenwoordig vragen we vaak tijdens het drukproces al om een foto of video, om er zeker van te zijn dat alles er naar behoren uitziet.
• Grote ‘drukpartijen’ besteden hun drukwerk uit door heel Nederland. Dat maakt ze goedkoop, maar ook heel beperkt qua flexibiliteit en oplossend vermogen als er iets fout gaat. Sinds dit Intertoys-bijna-fiasco werken wij bijna alleen nog maar met drukkerijen die intern produceren en gespecialiseerd zijn in B2B-drukwerk. We kennen onze contactpersonen, stemmen deadlines af en houden tijdens het drukproces contact. Zo weten we wat we aan elkaar hebben, blijven we flexibel en kunnen we zo nodig samen naar oplossingen zoeken.